9 Tips voor een betere boekhouding van kleine bedrijven

Bent u een van die eigenaren van kleine bedrijven die gewoon graag porren over spreadsheets? Ik ook niet. Ja, de boeken van uw bedrijf zijn een scorekaart van hoe goed u het doet – maar als u geen “cijfermens” bent, kan het doen van uw boekhouding net zo aantrekkelijk klinken als een wortelkanaalbehandeling. Weer andere bedrijfseigenaren willen hun bedrijfsfinanciën doornemen, maar raken verstrikt in de dagelijkse gang van zaken en komen er nooit aan toe. Hoe u ook over boekhouden denkt, het is een van die taken die geen enkele ondernemer voor altijd kan vermijden.

Hier zijn tien tips om het boekhouden van een klein bedrijf gemakkelijker te maken.

1. Scheid zakelijke en persoonlijke financiën.

Het door elkaar halen van uitgaven en inkomsten is een veelgemaakte fout in de boekhouding van een klein bedrijf – een fout die uw bedrijf in de toekomst veel hoofdbrekens zal bezorgen. Open een zakelijke bankrekening zodra u besluit door te gaan met uw startup, en neem een aparte zakelijke creditcard. Dit scheidt niet alleen uw rekeningen, maar helpt uw bedrijf ook zijn eigen kredietwaardigheid op te bouwen.

2. Automatiseer wat u kunt.

Het invoeren van gegevens in spreadsheets en het handmatig afstemmen van nummers is zo ouderwets. Gebruik cloud-based boekhoudsoftware, en doe uw zakelijke bankzaken online. Op die manier kunt u uw boekhoudsoftware synchroniseren met uw zakelijke bankrekening, zodat u altijd over nauwkeurige, actuele gegevens beschikt. Bovendien wordt er in de cloud een veilige off-site back-up gemaakt van uw belangrijke financiële gegevens.

3. Vraag het aan een professional.

Praat met uw accountant om uit te zoeken of u kant-en-klare boekhoudsoftware kunt gebruiken of dat u er baat bij hebt deze aan te passen. Uw accountant moet u niet alleen advies kunnen geven, maar ook de software voor u kunnen instellen en u laten zien hoe u ermee moet werken.

4. Voer regelmatig financiële controles uit.

Als u de boekhouding te lang uitstelt, krijgt u te maken met ongedekte cheques, achterstallige facturen of cijfers die niet kloppen. Neem uw boeken wekelijks door om te controleren of alles in orde is.

5. Maak een kwartaaloverzicht.

Neem aan het eind van elk kwartaal uw boekhouding en administratie onder de loep. Kijk naar trends, zoals een stijgende of dalende omzet, jaar-op-jaar inkomsten, of een toename van laat betalende klanten. Praat met uw accountant: hij of zij kan u helpen het totaalplaatje te bekijken, zodat u beter voorbereid bent op toekomstige kapitaalbehoeften, zoals de aanschaf van nieuwe apparatuur of de verhuizing naar een grotere locatie.

6. Houd gegevens bij van zakelijke uitgaven.

Er zijn zoveel wijzigingen in de belastingwetgeving aangebracht voor 2021 dat u uw accountant moet raadplegen voor advies over welke soorten uitgaven u volgend jaar kunt aftrekken. Voor alles wat u denkt te kunnen claimen, houdt u gedetailleerde dossiers bij; bespaar tijd door bonnetjes te scannen en te digitaliseren. U kunt het bijhouden van uitgaven ook vereenvoudigen door altijd een zakelijke creditcard te gebruiken voor zakelijke aankopen.

7. Houd de uren van uw werknemers bij met tijdregistratiesoftware.

Met cloud-gebaseerde tijdregistratiesoftware kunnen werknemers in- en uitklokken op hun smartphones, tablets of computers. Maar het bespaart hen niet alleen gedoe – het maakt ook uw leven gemakkelijker door automatisch overuren, enz. bij te houden. U kunt software voor tijdregistratie vinden voor zowat elke sector. Kies er een die samenwerkt met uw boekhoudprogramma, en de loonlijst wordt ook een fluitje van een cent.

8. Houd debiteuren goed in de gaten.

Wanneer klanten niet op tijd betalen, kan de cashflow van uw bedrijf snel opdrogen. Houd in de gaten wanneer uw vorderingen opeisbaar zijn en neem meteen contact op met klanten die te laat betalen om ze een duwtje in de rug te geven. Zelfs als een klant financiële problemen heeft, kunt u misschien een betalingsplan opstellen om ten minste een deel van wat u verschuldigd bent te krijgen.

9. Blijf op de hoogte van belastingdeadlines.

Om te voorkomen dat u te kort komt, plant u vooruit en zet u geld opzij voor eventuele belastingaanslagen. Betaal op tijd zodat u geen boetes krijgt. De belastingkalender voor bedrijven op de website van de belastingdienst kan worden gesynchroniseerd met uw eigen cloud-gebaseerde kalender, zodat u nooit een deadline mist; het kan u zelfs een week of twee voordat een betaling verschuldigd is herinneringen sturen.